콜드메일 후속 전략: 효과적인 팔로업과 관계 구축 방법
콜드메일(Cold mail)이란 아직 서로를 만난 적 없는 상대에게 새로운 기회 창출을 위해 보내는 홍보성 메일을 뜻합니다. 이때 불특정 다수에게 동일한 내용으로 뿌리듯 보내면 스팸으로 방치될 수 있지만, 상대에 따라 내용과 전략을 달리한다면 상대방의 관심과 매출 기회를 열어주는 창구로 활용할 수 있어요.
그렇다면 메일에 고객이 회신이 왔을 땐, 그다음 단계로 어떤 전략을 펼쳐야 할까요? 오늘은 콜드메일 작성법과 이를 활용한 고객 관계 관리, 미팅 일정 조율하는 법 등을 자세히 알아보겠습니다.
순서
매력적인 콜드메일의 구성요소
홍보성 메일은 한 번도 만난 적이 없는 상대에게 말을 거는 행위나 다름없습니다. 그렇기 때문에 메일을 받은 잠재 고객이 내용에 관심을 두고, 신뢰를 쌓을 기회를 잡는 것이 중요해요. 매력적인 콜드메일의 구성요소는 1)오픈율을 결정하는 끌리는 제목, 2)상대방의 문제를 해결하는 본문, 3)응답률을 높이는 유용한 CTA입니다.
우리 서비스를 잘 알지 못하는 고객이 관심을 두게 하려면 매력적인 제목으로 클릭을 유도하고, 고객 관점에서 문제를 해결하는 내용으로 신뢰를 쌓은 뒤, 즉각적인 행동을 유도하는 CTA를 전략적으로 활용해야 해요.
1. 성공적인 콜드메일 작성법 팁 3가지
제목으로 호기심을 자극하기
제목이나 내용에 ‘~님이 놓치고 있는 ~.’ 등의 문구를 활용하면 상대방의 호기심을 자극해 메일 오픈율과 응답률을 높일 수 있습니다. 1)상대방이 원할 것이라고 예상되는 정보, 2)FOMO를 자극하는 문구, 3)구체적인 퍼센트 혹은 개선 수치를 포함하는 사례를 넣어 제목을 작성해 보세요. 호기심을 자극하는 콜드메일 제목의 예시는 아래와 같습니다.
- OO님이 놓치고 있는 OOO 분야 트렌드 3가지
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* FOMO(Fear of Missing Out): 유행에 뒤쳐지는 것에 대한 공포심리, 소외되는 것에 대한 불안감
담당자 소개를 요청하기
응답률을 높이는 첫 번째 단계는 적합한 담당자를 찾는 것입니다. 일반적으로 메일 제목이나 내용에서 고객의 페인포인트를 활용해 ‘요즘 이런 주제가 고민이신가요?’라는 영업적인 문구를 사용할 수 있지만, 이런 메일은 오픈율과 응답률이 낮을 수밖에 없습니다.
대신 회사 대표나 고위 경영진에게 ‘이런 업무를 담당하는 실무 담당자를 소개해 주세요’ 라는 제목과 내용으로 메일을 구성해보세요. 이러한 요청은 수신자에게 명확한 목적을 부여하기 때문에 오픈율과 회신률을 개선할 수 있습니다.
짧고 간결하게 작성하기
너무 길고 복잡한 내용의 문서는 잘 읽히지 않습니다. 영업 담당자 입장에서는 자사 소개나 홍보하고 싶은 서비스 또는 제품의 기능적 장점, 그동안의 성과 등 전달하고 싶은 내용이 많은 것은 당연해요. 하지만 메일은 첫인사와 마무리 문구를 포함해 5줄 내로 간략하게 줄이는 것이 좋습니다. 길고 복잡한 내용은 상대방에게 부담을 주지만, 짧고 간결한 문장은 호기심을 갖게 만들어주기 때문이에요.
메일의 제목과 내용으로 상대방에 궁금증과 관심을 끌었다면, 마지막에는 반드시 상대방의 다음 액션을 유도할 수 있는 CTA 문구를 삽입해야 해요. 문서를 확인한 상대방이 답장하거나 짧은 미팅을 잡을 수 있어야 콜드메일의 목적으로 나아갈 수 있기 때문입니다. CTA로 사용할 수 있는 몇가지 예시를 함께 살펴볼까요?
2. 관계를 형성하는 CTA 종류 3가지
CTA란,(Call-to-Action) 사용자의 행동을 유도하는 장치를 말해요. 클릭 유도, 행동 유도, 목표 달성 버튼 등 제품이나 서비스 성격에 따라 유도할 수 있는 행동은 여러가지가 있지만, 콜드메일의 첫 번째 목적은 잠재 고객을 발굴하고 관계를 맺는 거예요.
그렇기 때문에 짧은 메일 내용만으로 고객과의 온도를 형성해야 하고, 메일을 받는 입장에서 너무 부담스럽지 않고, 빠르게 문제 해결을 도와줄 수 있는 방법을 본문 하단에 추가해 적극적인 행동을 유도해야 해요. 콜드메일에 가장 많이 활용하는 CTA 종류로는 아래와 같습니다.
폼 작성 유도하기
이메일 내용에 관심이 생긴 상대방이 더 많은 정보를 원하게 만들어 폼 입력을 유도해보세요. 폼을 통해 잠재 고객의 정보를 수집하는 거예요. 하지만 고객이 폼을 입력하려면 정보를 제공하고자 하는 동기가 있어야 합니다. CTA로 폼을 넣어 고객의 정보를 얻는 것을 목표로 한다면, 메일의 내용을 정보성으로 구성하여 ‘다음에도 당신에게 도움을 줄 수 있는 정보를 전달해드리겠다’는 느낌을 줄 수 있어야 합니다.
폼을 통해 고객의 정보를 획득했다면, 이를 통해 다음 메세지, 혹은 메일에 보다 개인화된 내용을 작성해 전달할 수 있고, 영업 차원에서도 잠재 고객을 식별할 수 있게 돼요. 예를 들어 회사명과 소속, 회사의 규모와 종류 등을 받게 될 경우, 해당 고객을 담당하는 영업 담당자를 지정해 상담을 진행할 수 있습니다.
빠르게 미팅 예약하기
이미 고객에 대한 충분한 정보를 가지고 개인화된 내용의 메일을 작성해 보냈다면, 고객의 온도가 식기 전에 바로 미팅을 잡을 수 있도록 해보세요. 메일을 읽은 상대방이 서비스에 관심을 가지게 되었을 순간을 노려 바로 미팅을 잡을 수 있도록 하는거예요. 비즈니스 미팅이 너무 무겁게 느껴진다면, ‘회신을 주시거나 미팅을 예약해 주시면 더 많은 사례를 소개드리겠습니다’와 같이 영업 담당자로부터 자세한 내용을 듣고 싶어지는 문구로 미팅을 제안해 보세요.
메일의 마지막에 전화나 이메일 회신을 요청하여 비즈니스 미팅 일정을 조율하거나, 미팅 일정 조율할 수 있는 리캐치, 되는시간, 캘린들리 등을 이용해 CTA 버튼을 첨부하길 추천드립니다.
유익한 콘텐츠 제공하기
고객이 관심을 가질 만한 다양한 주제의 콘텐츠를 제안해 자사의 홈페이지로 유입을 유도할 수 있습니다. 제품이나 서비스의 소개서보다 고객에게 유익한 내용의 콘텐츠를 활용해 고객이 자사에 관심과 신뢰를 쌓을 시간을 만들어 주세요.
메일 내용에 비해 폼 작성이나 미팅 예약이 무거운 CTA라고 판단되거나, 서서히 온도를 높이길 원한다면 잠재 고객에게 필요한 정보를 링크로 제공해 홈페이지로 자연스럽게 유도할 수도 있습니다.
3. 콜드메일 후속 전략 3가지
콜드메일은 고객 관계 관리 첫 번째 단계이므로 후속 전략 역시 매우 중요합니다. 후속 전략은 첫 번째 메일 이후에 다른 메일을 보내는 것으로, 메일에 응답하지 않은 잠재 고객에게는 이전에 연락했음을 상기시키고, 메일에 응답한 고객과는 관계를 쌓는 역할을 합니다.
1) 회신 여부에 따라 다른 후속 전략 활용하기
첫 번째 메일에 회신이 없는 잠재 고객에게는 제목과 내용을 이전과 다르게 설정해 후속 메일을 보내는 것이 좋습니다. 최초에 보낸 메일이 다수의 다른 메일에 묻혀 고객 눈에 띄지 못했거나 메일을 확인한 고객이 바쁜 일정 등의 이유로 회신을 하지 못했을 수 있기 때문입니다.
후속 메일이 중요한 이유는 잠재 고객과의 연결을 유지하고, 신뢰와 관계를 구축할 수 있기 때문입니다.특히 첫 번째 메일에 회신한 고객에게는 회신에 응답하는 내용의 후속 전략을 활용해야 하는데요. 이때 후속 메일은 자사가 잠재 고객이 가진 문제점이나 필요한 사항에 관심을 가지고 있고, 문제 해결을 위해 시간과 노력을 투자할 의향이 있음을 보여줄 수 있습니다.
또한 잠재 고객이 자사 제품이나 서비스에 가진 우려 사항을 해결할 수도 있어요. 간단하게는 추가 정보를 제공하거나 고객의 질문에 답변할 수 있고, 문제 사항과 제품의 연계점을 찾아 서비스의 데모판을 제공하는 것도 방법입니다.
2) 회신 유도를 위한 CTA 개인화하기
메일에 잠재 고객이 회신하도록 유도하려면 고객에게 정말 필요한 도움을 제공할 수 있다는 사실을 알리는 것이 중요합니다. 이때 유용한 것이 CTA입니다. 이메일을 받은 잠재 고객이 자사의 서비스를 인지하고 구매를 고려하고 최종 구매 결정을 내릴 때까지의 고객 여정 단계마다 고객 입장에서 페인포인트를 해결해 주는 CTA를 활용해야 합니다.
예를 들어 첫 번째 메일 이후 미팅을 진행했다면, 미팅에서 논의한 내용을 다시 정리해 메일을 보내거나 고객이 궁금해했던 항목에 대한 추가 자료를 전달하면 고객 설득은 자연스럽게 다음 단계로 넘어가게 되는데요. 이런 식으로 개인화된 CTA를 활용하는 것도 유용합니다.
3) 회신이 왔다면? 비즈니스 미팅으로 연결시키기
드디어 잠재 고객과 비즈니스 미팅을 진행하게 됐다면, 비즈니스 목적에 따라 간결하고 명확한 내용의 이메일을 전달해야 합니다. 비즈니스 미팅을 위한 메일은 아래와 같이 작성합니다.
제목은 짧고 간결하게
비즈니스 메일은 목적이 명확히 드러나도록 작성해야 합니다. 또한 이메일은 중요한 업무 히스토리이기도 하므로 나중에 검색하기 쉽도록 핵심 키워드를 제목에 포함해야 합니다.
수신자 및 참조, 숨은 참조 설정
비즈니스 이메일에서 수신자 외에 참조와 숨은 참조를 설정하는 것은 중요합니다. 일반적으로 실무 담당자는 수신자로 설정하고, 메일 내용을 참고해야 하는 유관 부서 담당자 또는 직속 상사나 관리자는 참조로 설정합니다. 메일을 받는 사람에게는 노출되지 않으며, 외부에 보내는 메일에 상사를 포함할 때 숨은 참조 기능을 활용합니다.
두 개 이상의 미팅 일시 제안
미팅 일정 조율할 때는 두 개 이상의 옵션을 제안하는 것이 좋습니다. 일반적으로 비즈니스 미팅을 제안하는 측에서 2~3개의 서로 다른 날짜와 시간대를 제안하고, 상대방은 그중에 가능한 일시를 선택합니다. 이 방식을 활용하면 서로 일정 조율을 위해 여러 번 연락을 교환을 하지 않아도 되므로 시간을 절약할 수 있습니다.
이때 캘린더와 연동해 상대방에게 미팅 가능한 시간대만 보여주는 리캐치와 같은 플랫폼을 활용하면 더 편리합니다. 리캐치에서 만든 예약 페이지는 링크 하나로 메일 하단이나 메신저 어떤 채널로든 공유할 수 있다는 장점이 있습니다.
