세일즈팀 필독: 어디 가서 욕 안 먹는 비즈니스 매너

“매너가 사람을 만든다.”라는 말을 들어 보셨나요? 영화<킹스맨>에 나오는 명대사입니다. 매너는 인간이 기본적으로 갖추어야 하는 태도임을 의미하는 대사죠. 같은 맥락에서, 비즈니스 매너란 세일즈 미팅 등 비즈니스 상황에서 기본적으로 갖추어야 하는 태도를 의미합니다.

이 글에는 ‘사람을 만드는’ 사소하지만 중요한 매너들을 담았습니다. 명함 주고받는 예절, 호칭 예절, 비즈니스 세일즈 미팅에서 견지해야 할 태도 등 한 끗 차이를 만드는 3가지 비즈니스 매너 기초를 전해 드릴게요!

순서

1. 매너 있게 명함 교환하기

명함에게도 ‘집’이 있습니다. 바로 ‘명함집’입니다. 비즈니스 미팅 매너의 기초는 명함을 명함집에서 꺼내는 것입니다. 주머니 속에서 아무렇게나 구겨진 명함을 상대방에게 건네지 마세요. 명함은 상대방에게 내미는 첫인상과 같습니다.

비즈니스 미팅 시 명함을 건네줄 상대가 너무 많을 땐 어떻게 해야 할까요? 명함 지갑에서 꺼내든 명함 뭉치를 테이블 위에 내려놓으세요. 그리고 한 장씩 들어 상대방에게 차례차례 건네주세요. 성급하지 않아도 됩니다. 이때, 명함은 상대방이 글자를 읽을 수 있도록 내밀어야 합니다. 상대방이 구태여 명함을 뒤집거나 돌리지 않고도 이름을 읽을 수 있게 하세요. 명함을 한 손으로 내미는지, 두 손으로 내미는지는 크게 중요하지 않습니다. 비즈니스 미팅 진행 시, 보통 명함 교환은 동시에 일어나기 때문에 대개 두 손으로 진행할 수밖에 없습니다.

지금껏 받은 명함을 바로 주머니 혹은 명함집에 넣고 계셨나요? 명함을 받은 후에는 명함을 찬찬히 읽어보고, 상대방의 이름과 직급, 혹은 이력을 가볍게 언급해 주는 과정이 필요합니다. 상대방의 명함을 ‘읽었다’는 표를 내주기 위함이에요. 상대방의 명함을 받자마자 주머니나 명함집에 집어넣는 것은 결례입니다. 찬찬히 읽어본 명함은 테이블의 적당한 곳에 올려둔 채 비즈니스 미팅을 진행하세요. 여러 명과 함께 진행하는 미팅의 경우, 이름을 까먹지 않기 위해서, 사람들이 앉은 순서대로 내 앞 테이블에 명함을 정렬해 두는 것도 팁입니다.

마지막으로, 명함 뒷면에 미팅 일시나 장소 등 미팅 내용을 기억하기 위한 간단한 메모를 하는 것은 결례가 아닙니다. 다만 미팅을 마친 후 명함을 놓고 나오는 일은 없게 해야 해요. 천천히 자리를 정리하고, 받은 명함을 모두 챙겨 떠나세요.

추가적인 팁이 있다면, 명함을 깜빡하고 가지고 나오지 못한 경우 담백하게 실수를 인정하고 양해를 구하는 것이 좋습니다. 진실한 사과와 함께 리멤버 등 온라인 명함 교환 기능이 있는 애플리케이션으로 추후 명함을 전달해 드리겠다는 말까지 한다면 금상첨화예요. 상대방에게 가지고 있는 관심을 성의와 존중의 형태로 표현하세요!

2. 상대방을 존중해서 부르기

비즈니스 미팅을 진행할 때 상대방을 정확한 호칭으로 부르는 것은 정말 중요합니다. 그렇기에 상대방이 건넨 명함에 적힌 내용을 찬찬히 읽어보는 것이 중요하고요.

그런데 종종 상대방의 회사에서 통용되는 직급과 우리 회사에서 통용되는 직급이 서로 호환되지 않는 경우가 있습니다. ‘○○님’ 등 수평적인 호칭을 지향하는 기업과 ‘○○ 대리님’ 등 수직적인 호칭을 지향하는 기업이 만날 때 주로 이런 상황이 발생하는데요.

이럴 경우, 보통 사회에서 통용되는 호칭으로 우리 팀원을 지칭하여 상대 회사로 하여금 어떤 호칭으로 우리 팀원을 불러야 하는지 간접적으로 알려주는 것이 좋습니다. 직급이 존재하지 않는 회사일 경우 ‘사업총괄’이나 ‘사업전략총괄’ 등 상대방이 직책명을 부르도록 유도하는 것도 좋아요.

앞서 비즈니스 매너의 핵심은 상대방에 대한 존중과 배려라고 했던 것을 기억하시나요? 상대방을 무엇이라고 불러야 할지 몰라 난감하게 만드는 것도 예절이 아닙니다.

3. 듣기:말하기의 황금 비율 7:3 지키기

사람에게 귀가 두 개이고 입이 한 개인 것은, 듣기를 말하기보다 많이 해야 하기 때문이라는 이야기가 있죠. 이는 미팅에서도 동일하게 적용됩니다. 듣기 7: 말하기 3의 황금 비율을 기억하세요. 사람은 모름지기 나의 말에 귀를 기울여 주는 사람을 좋아합니다. 상대방으로부터 존중받고 있다고 느끼기 때문이에요. 또한 상대방의 말을 잘 들어야 상대방의 어느 포인트를 어떤 말로써 공략해야 하는지가 보입니다. 사람은 ‘말’로서 원하는 바를 이야기하기 때문이에요. 따라서 적게 말하고 많이 들어야 해요.

다만 미팅에서 내 말이 차지하는 비율이 30%뿐이면 내가 원하는 바를 이루기 어려울까 봐 걱정되시나요? 7:3의 황금 비율을 유지하면서도 의견을 분명히 전할 수 있는 방법을 공유해 드릴게요!

바로 핵심만 말하는 것이에요. 핵심만 말하려면 어떻게 해야 할까요? 두괄식으로 이야기하는 습관을 들여야 합니다. 두괄식은 핵심을 먼저 이야기하고 그 뒤에 설명을 덧붙이는 방식을 말해요.

그러나 의견의 핵심부터 깔끔하게 요약해서 전달하는 것은, 미괄식에 익숙한 한국인으로서 상당히 까다로운 일인데요. 어떻게 해야 두괄식으로 말할 수 있을까요? 바로 비즈니스 미팅을 사전에 준비하면 됩니다. 이루고 싶은 바를 미리 떠올리고, 반드시 해야 하는 말들을 머릿속에 정리한 상태로 상대방과 만나세요. 비즈니스 미팅 때에는 상대방의 말을 많이 듣고, 상대의 의견을 간단히 정리 및 확인한 뒤 나의 이야기를 전하세요.